ビジネス文書にはさまざまな種類がありますが、いずれの文書にも、共通する重要なポイントがあります。それは、「速く」「正確に」、そして「低コスト」で作成すること。ビジネス文書には読み手がいますから、読み手が素速く、正しく理解できるものでなければなりません。いくら速く作成できても誤りばかりでは困ります。いかに正確でも時間がかかり過ぎるようではビジネスで通用する文書とはいえません。ビジネスで使われる文書は、書く側も読む側も、時間をかけずに簡単に理解できることがきわめて重要です。

　そのため、ビジネス文書の作成には、「定型文章形式」と「定型文書形式」という手法が用いられます。文章表現も印刷された書式も、周知された一定の仕様（標準フォーマット）で作成すれば、だれが書いても、だれが読んでも間違うことはないというわけです。

　ご質問にある「作り方が悪い」と指摘された文書が、どのような種類の文書か分かりませんが、今まで文書を作る際にこの「定型の形式」を実践していたかどうかを、まず確認してください。

　「定型の形式」の習得は、多くのビジネス文書に接してこれを見習うことが早道。当分の間、自分だけの書式や文章表現を忘れて、文書の形式や表現方法をまねることから始めてみてください。例えば、日本語文書処理技能検定３級を勉強すると、いろいろな形式の文書を学べるため、参考になるはずです。